De fotoshoot is inderdaad gratis voor verenigingen met 150 leden of meer. Aangezien het altijd mogelijk is dat er mensen ziek of afwezig zijn, kan er zelfs een gratis "terugkom moment" zijn waarop de afwezigen van de eerste shoot gefotografeerd worden.
Enkel in het (zeer uitzonderlijke) geval dat de vereniging nog extra shoots vraagt kan er een vergoeding aangerekend worden.

Om onze shoots gratis te houden werken we op een gestandaardiseerde manier:

• Bespreking van de mogelijke samenwerking tussen de vereniging en SportPictures.
• Akkoord van de vereniging, aanduiding van een aanspreekpunt in de vereniging en ondertekening van de overeenkomst.
• Planning van de data voor de shoots en van het verloop van de shoot tijdens deze dagen.
• Aanleveren van de gegevens van de leden en de groepen (wij gebruiken deze gegevens voor de planning en om de foto's rechtstreeks aan de juiste persoon te koppelen).
• Shoot zelf.
• Aanleveren fotomateriaal aan de vereniging voor gebruik op de website en social media.
• Lanceren van de verkoop van afgeleide producten aan de leden via de website van SportPictures.
• Uitleveren van de producten op de afgesproken tijdstippen.
• Afsluiten actie en berekening van de commissie.

De afgeleide producten verkopen vooral in de eerste drie maanden dat ze aangeboden worden. Het is dus best om de fotoshoot ten laatste 4 maand voor het einde van het seizoen te plannen.

Wanneer je best start, hangt van een aantal factoren af. Je kunt zo vroeg mogelijk in het seizoen starten. Dat heeft het voordeel dat de dagen langer zijn, en dat de ploegfoto's dus nog langer buiten kunnen genomen worden.
Hou er wel rekening mee dat er best niet te veel mensen op vakantie zijn bij het nemen van de ploegfoto's.
Zorg ook dat iedereen al beschikt over een nieuwe uitrusting. Dat vermijdt dat er dikwijls van truitje moet gewisseld worden en is prettiger voor de mensen die gefotografeerd worden, en je hebt direct iets om aan de shirtsponsor te laten zien.

Je kunt ook rekening houden met cadeauperiodes, en de lancering van de producten tegen die tijd plannen.

Alles is dus eigenlijk bespreekbaar.

Eerst en vooral, wij proberen door goede afspraken en een doorgedreven automatisatie het werk voor iedereen zoveel als mogelijk te beperken.

We vragen een ledenlijst in excel met daarop een aantal gegevens per persoon (naam, ploeg, functie, email). Normaal gezien is zo'n lijst standaard aanwezig.

De vereniging plant ook de dag van de fotoshoot en verwittigt de leden.
Tijdens de opnamedag is er ook iemand aanwezig als aanspreekpunt voor de fotograaf. Die persoon volgt ook de volgorde en timing van de groepen op.

Zo'n opnamedag wordt soms ook aangegrepen om activiteiten te organiseren en zo extra omzet in de kantine te genereren. Het is uiteraard volledig aan de vereniging zelf om dat te beslissen.

Tijdens de shoot kan de fotograaf de foto's direct aan de juiste persoon koppelen, en na verwerking van de foto's krijgen de leden automatisch een mail met een link. De vereniging hoeft hier niets voor te doen.

Bestellen gebeurt volledig online. De producten kunnen rechtstreeks naar de leden worden gestuurd via Bpost, en ze kunnen ook naar de vereniging gestuurd worden (dat gebeurt gegroepeerd). Dat laatste geeft extra commerciële mogelijkheden, want mensen kunnen zo nog iets drinken in de kantine, en hun producten aan anderen laten zien.

We vertrekken van de foto's van de shoot, die met een groene of blauwe achtergrond gemaakt worden. Die achtergrond wordt op de website vervangen door een achtergrond naar keuze. Er is een ruim aanbod beschikbaar, waaruit de gefotografeerde zelf kan kiezen.

Die foto's kunnen afgedrukt worden op fotopapier, posters, kaders, mokken, sleutelhangers, magneten, sneeuwbollen, enzovoort.

Speciale pakketten van individuele foto's en groepsfoto's behoren ook tot het standaard aanbod.

Deze lijst is niet beperkend, indien er specifieke wensen zijn, dan kunnnen die uiteraard besproken worden.

Vragen kunnen doorgestuurd worden naar de klantendienst van sportpictures, via klantendienst@sportpictures.be

Wij bieden twee leveringsmogelijkheden aan:

• Via de vereniging: op een aantal tijdstippen worden alle producten aan de contactpersoon van de vereniging geleverd. De vereniging kan dan zelf de producten verdelen, bv via de kantine. Dit maakt extra omzet mogelijk, maar het is uiteraard volledig aan de vereniging om daarover te beslissen.
• Rechtstreeks aan de leden: bij de bestelling kunnen de leden ook beslissen om de producten thuis te laten leveren via BPost. Hiervoor wordt er wel een leveringskost aangerekend.

Wij houden eigenlijk niet van kleine lettertjes. Waar we wel van houden zijn goede afspraken en partnerships voor de langere termijn.
Als er dus al eens een bemerking is, dan zoeken we een oplossing waar beide partijen zich in kunnen vinden.

De vereniging ontvangt de commissie op het einde van de actieperiode. Traditioneel loopt die periode minstens 3 maanden, en we proberen zeker ook de geschenkperiodes mee te nemen als die er zijn (zoals sint, kerst en pasen).
De duur van de actieperiode wordt meestal besproken bij het plannen van de shoot.

Na deze periode wordt een overzicht van de omzet meegedeeld aan de vereniging, en het bedrag van de commissie. Die commissie kan dan gefactureerd worden.

Ter voorbereiding van de shoot vragen we de club een lijst met daarop een aantal gegevens per persoon (naam, ploeg, functie, email).

Deze gegevens laden we op in het programma waarmee we de fotoshoot organiseren. Om iedereen snel terug te vinden doen we dat per ploeg en alfabetisch.
We koppelen de foto's rechtstreeks aan de persoon tijdens de shoot, waardoor de club hier achteraf ook geen controle meer moet voor uitvoeren.

De gegevens worden verder gebruikt voor de creatie van de fotoproducten.

Het emailadres wordt enkel gebruikt om de persoonlijke code door te sturen waarmee elk individu toegang krijgt tot onze bestelsite.

De gegevens worden verder nergens voor gebruikt, ze worden ook niet gedeeld met andere partijen.

Dat kan zeker, de fotograaf kan altijd iemand aan de lijst toevoegen. Dit vertraagt de shoot zelf uiteraard wel wat, dus gebeurt best maar uitzonderlijk. Zorg dat de naam, voornaam en het email adres gekend zijn met de juiste schrijfwijze, zeker voor de jongste leden.

Dat kan zeker, de fotograaf neemt gewoon een extra foto, die mee via de site beschikbaar is voor bestelling.